26 février 2019

6 Astuces pour une gestion efficace de vos courriels

Gestion et productivité//Par Caroline Julien

  1. Ne supprimez aucun courriel

  2. Transférez les courriels que vous voulez déléguer

  3. Effectuez immédiatement toutes les tâches prenant moins de 2 minutes

  4. Marquez les tâches que vous devez faire

  5. Envoyez un accusé de réception

  6. Triez votre boite courriel 1-2 fois par jour

 

Personne n’est à l’abris des tempêtes de courriels quotidiennes. Ces petits messages électroniques qui s’invitent par centaine dans votre boîte de réception peuvent rapidement vous faire perdre la tête.  En vous organisant bien, vous pourrez reprendre le contrôle.

 

1. Ne supprimez aucun courriel

Vos courriels sont des traces écrites, ils vous protègent. Vous ne devez donc jamais les supprimer pour pouvoir vous y référer en cas de besoin. En tant que propriétaire ou cadre, vous recevez souvent les communications de tout le personnel avec vos clients, souvent ces courriels ne nécessitent aucune action de votre part si ce n’est que de les lire pour vous mettre à jour sur le dossier. C’est inutile de conserver tous ces courriels dans votre boîte de messagerie une fois que vous les avez lu. Personnellement, j’opte pour un dossier traité à l’intérieur de ma boîte de réception dans lequel je classe tous les courriels qui ne nécessite aucun traitement.

 

2. Transférez les courriels que vous voulez déléguer

Lorsque vous pouvez le faire, n’hésitez pas à déléguer. Si vous choisissez cette option, vous pouvez directement transférer le courriel à la personne qui sera en charge de le traiter. Ne classez pas le courriel immédiatement dans votre dossier traité puisque vous devrez tout de même vous assurer que la tâche soit bien effectuée. Utilisez un tag ou une couleur spécifique pour tous les courriels que vous avez délégué et qui ne vous reste plus qu’à faire le suivi.

Si vous utilisez outlook vous pouvez rapidement utilisez les drapeaux ou les crochets verts qui sont accessibles en un seul clic. Il est conseillé d’utiliser les drapeaux pour vos tâches à faire puisque ça les met en rouge et ils sont plus facilement repérables. Vous pouvez donc utiliser les crochets vert pour faire les suivis de vos courriels délégués.

 

3. Effectuez immédiatement toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes.

Tel que le dit le titre, il est inutile de prendre du temps pour classer, déléguer, etc. une tâche qui prend 2 minutes ou moins à faire. Vous verrez que votre liste de tâches sera beaucoup moins fastidieuse en éliminant immédiatement toutes les petites tâches rapides. Vous aurez l’impression d’être moins débordés et arriverez à mieux gérer votre stress puisque la montagne de tâches sera beaucoup plus rapide à gravir.

 

4. Marquez les tâches que vous devez faire

Indiquez avec un tag, une couleur ou un drapeau, les tâches que vous devez personnellement effectuées. Chaque personne utilise une système différents pour se rappeler de toutes les tâches à effectuer. Entrez toutes vos nouvelles tâches dans votre système et classez-les par catégorie ou en ordre de priorité. Laissez les courriels de vos tâches à faire dans votre boîte de réception, vous pourrez les classer dans votre dossier de tâches traitées au fur et à mesure que vous les aurez complétés.

 

5. Les accusés de réception

Il est important, même si vous n’êtes pas en mesure de traiter leurs demandes immédiatement, d’envoyer un accusé de réception à vos clients. Voici un petit truc qui vous évitera de devoir répondre manuellement à chacun de ces courriels. Vous pouvez vous créer une signature générique avec un message indiquant la réception du courriel ainsi que le délai standard pour un retour sur la tâche demandée. Vous pouvez également ajouter un numéro ou les coordonnées d’une personne spécifique si c’est pour une urgence. Lorsque vous devrez envoyé un accusé de réception, vous n’aurez qu’à sélectionner cette signature et le message sera déjà écrit, vous n’aurez qu’à l’envoyer. Vous aurez toujours la possibilité de le personnaliser au besoin, mais vous gagnerez du temps sur le message général.

 

6. Triez votre boîte courriel 1 à 2 fois par jours.

L’erreur numéro 1 de la majorité des gens qui jonglent avec des centaines de messages est de constamment avoir le nez dans leur boîte de réception. Ce n’est pas productif. Les personnes qui vous envoient des courriels ne s’attendent pas à avoir une réponse dans la seconde. Désactivez vos notifications et insérez une à deux plages horaire par jour dans votre agenda spécifiquement pour trier vos courriels. Vous verrez votre productivité augmenter.

 

En conclusion

Des petits trucs simples pour garder le contrôle et vous sentir moins dépassé par une charge de travail qui n’est, au final, pas si énorme. Rappelez-vous simplement de ne garder dans votre boîte de réception les courriels qui nécessitent un traitement de votre part et ceux dont vous devez faire un suivi. Les autres doivent être classés autre part.

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